Problematyka samodzielnego formułowania projektu w ramach działania 8.1.1 PO KL.

Od czego należałoby zacząć? Otóż wniosek o dofinansowanie projektu musi być odpowiedzią na ogłoszony konkurs. Jeżeli chodzi o działanie 8.1.1 jest ono niezwykle popularne, dlatego instytucja wdrażająca dla tego działania, a mianowicie Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie, z reguły proponuje wnioskodawcom konkursy zamknięte.

Oznacza to, że od momentu pojawienia się na stronie WUP (www.pokl.wup-krakow.pl) informacji o ogłoszonym konkursie na złożenie wniosku mamy (zazwyczaj) miesiąc. Kiedy konkurs zostanie ogłoszony , a może to mieć miejsce częściej niż raz do roku, określone jest w Planie Działań dla województwa. Plan ten jest również ogłaszany na stronie WUP, plany dla poszczególnych województw są także zamieszczone na stronie www.efs.gov.pl, w dziale nabory i konkursy.

Plan działań ogłaszany jest pod koniec roku kalendarzowego. Na razie małopolska nie dysponuje jeszcze planem na rok 2010. Ogłoszenie konkursu jest zwykle z kilkudniowym wyprzedzeniem zasygnalizowane na stronie WUP.

Mając ograniczony czas na przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektu, warto mieć przygotowany sam projekt, a z drugiej strony treść wytycznych konkursowych jest najistotniejszą rzeczą podczas przygotowania wniosku.

W tym miejscu należałoby rozpatrzeć różnicę pomiędzy pojęciami „projekt” i „wniosek”. Otóż, projekt jest pojęciem szerszym, jest to pomysł jaki chcemy zrealizować oraz zbiór przemyślanych procedur służących jego realizacji. Projekt powinien być tworem pierwotnym w stosunku do wniosku, znacznie bardziej od niego szczegółowym, spójnym i przewidującym różne warianty realizacji. Wniosek natomiast, jest swego rodzaju skrótowym zapisem przedsięwzięcia, jego wizytówką stworzoną do „sprzedania” całego pomysłu członkom komisji oceniającej projekty. Warto jednakże tworząc projekt , o którego dofinansowanie chcemy się starać w ramach określonego działania, znać odnoszące się do danego działania dokumenty programowe. Zachęcam zatem gorąco do zapoznania się z „Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki”, „Zasadami finansowania PO KL”, „Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków w ramach PO KL”, „Szczegółowym opisem priorytetów PO KL”. Wszystkie aktualne wersje dokumentów są dostępne na stronach instytucji wdrażającej (WUP) oraz na www.efs.gov.pl. Z uwagi na to, że są to dość rozbudowane dokumenty i wręcz niemożliwe jest dla normalnie funkcjonujących w miejscu pracy osób dokładne ich przestudiowanie , proponuję zapoznanie się z nimi w zakresie dotyczącym konkretnego działania, konkretnych wydatków które planujemy ponieść. Jednocześnie w wytycznych konkursowych pojawią się raz jeszcze najistotniejsze informacje z powyższych dokumentów ułatwiające przygotowanie wniosku.

Lektura dokumentów programowych ma też tę zaletę, iż pozwala się zapoznać ze swoistą „filozofią” działania poszczególnych funduszy, sugeruje jakie przedsięwzięcia mieszczą się w strategii rozwoju państwa i regionu oraz umożliwiają poznanie specyficznego języka który należałoby zastosować już na etapie wnioskowania .
Po zapoznaniu się z dokumentami przystępujemy do sformułowania samego projektu mając w pamięci wszelkie ograniczenia płynące z wytycznych. Polecamy zapisywanie projektu w oparciu o logikę skonstruowania wniosku o dofinansowanie . Zaczynamy od uzasadnienia potrzeby realizacji projektu oraz wskazania jego celu głównego i celów szczegółowych. Każdy projekt jest odpowiedzią na jakąś potrzebę i wskazaniem rozwiązania jakiegoś problemu. Ważna jest prawidłowa identyfikacja tej potrzeby. Skąd wiemy , że naszym pracownikom potrzeba szkoleń? Ich praca jest nieefektywna, nie radzą sobie z nowymi rozwiązaniami technologicznymi, klienci wskazują na ich niekompetencję, nie jest źle, ale chcemy żeby nasz pracownik był wizytówką firmy zachęcającą do korzystania z jej usług? 

Zapisujmy wszystkie te wątpliwości. Warto – i dobrze wygląda to we wniosku o płatność przeprowadzić badania personelu albo szczegółową analizę potrzeb szkoleniowych. To ostatnie można zlecić wyspecjalizowanej firmie consultingowej. Jeżeli firma jest niewielka i byłby to nieefektywny koszt (w PO KL koszt przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu jest niekwalifikowany) warto zebrać dane od personelu drogą ankietową, urządzić „burzę mózgów” na zebraniu, słowem: pozyskać dane jakich Szkoleń potrzebuje personel u źródła. Pamiętajmy, na tym etapie identyfikujemy problemy i szukamy dla nich rozwiązań. To pozwoli nam sformułować nasz cel projektu. Ogólnie będzie on wyglądał podobnie: podniesienie kompetencji personelu, wzrost wiedzy. Ale to czego dowiedzieliśmy się w zakresie problemów i potrzeb pozwoli doprecyzować: np. podniesienie kompetencji w obszarze korzystania z nowoczesnych technologii informatycznych w promocji usług.

Tematu przygotowania projektu i wniosku o płatność zostanie poruszony podczas listopadowej konferencji organizowanej przez portal www.Turystykamalopolska.pl.